El recibo de caja es un documento que registra los anticipos que recibe la empresa de las razones sociales, o los abonos y pagos totales que los clientes realizan sobre las ventas previamente incorporadas al programa.
Para registrar un comprobante que contabilice el ingreso de dinero a la empresa por parte de las razones sociales, puedes ingresar por cualquiera de las siguientes rutas:
1. Te diriges hacia Contabilidad, te desplazas a la sección Comprobantes Contables, te ubicas en el botón
y das clic en Comprobante Contable.
2. En la página principal con el ícono
Otros – Comprobante contable.
Al ingresar a esta opción el sistema te habilita la siguiente ventana:
En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:
a. Datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello, es obligatorio que ya estén previamente creados.
- Folio: este campo se te habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
- Fecha de elaboración: Ingresa el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del recibo de caja.
b. Campos de carácter específico:
- Cuenta contable: digitas o haces la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
- Razón social: realizas la búsqueda de la razón social sobre el cual se está ingresando la información, en el caso de los recibos de caja o ingreso de dinero corresponde al RUT del cliente.
- Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
c. Cuentas de clientes:
En categorías que estén marcadas como cuenta por cobrar y en detallar saldos como clientes, controla vencimientos y estados de cuenta.
En cuyo caso el sistema te habilita un nuevo recuadro, donde es necesario marcar la opción cruzar saldo y con ello en la parte inferior se despliega el listado de todas las ventas pendientes de cobro de la razón social seleccionada:
Por último, dar clic en el botón 
.
Importante: en caso de requerir realizar pagos o abonos sobre dos o más registros, se debe ingresar una secuencia diferente por cada uno de ellos.
- Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, pero estos datos pueden ser modificados.
- Centro de costo: se te habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
- Débito/Crédito: digitas el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
- Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte del pago o abono realizado por los clientes.
Importante: es necesario que la sumatoria de débitos y créditos sean iguales para poder contabilizar el comprobante.
Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana:
Donde es posible:
- Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
- Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
- Solamente guardar el documento en el programa.
Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:
Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado, se habilitan algunos íconos:
Los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:
1. Descargar e Imprimir: te permite visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
2. Más: la pestaña más te permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:
- Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o Borrar el documento.
- Ver contabilización.
- Copiar el comprobante.
- Comprobante favorito.