e. Proceso de ventas y cartera

La factura de venta es un documento que registra la venta o comercialización de las mercancías y servicios que ofrece una empresa.

Para registrar un comprobante que contabilice ventas, puedes ingresar por cualquiera de las siguientes rutas:

a. Ubícate en Contabilidad, seleccionas Comprobantes Contables, te desplazas hacia  y vas por Comprobante Contable.

b. Por elaboración rápida de comprobantes vas al ícono  – Otros – Comprobante Contable.

Al ingresar por cualquiera de las dos opciones el sistema te habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:

1. Datos de encabezado: 

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello es obligatorio que ya estén previamente creados.
• Folio: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
• Fecha de elaboración: ingresa el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de venta.
• Glosa de la operación: es la descripción en la operación de su flujo de ingresos y egresos.

2. Campos de carácter específico:

• Cuenta contable: digitas o haces la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
• Razón social: realizas la búsqueda o creas la razón social, sobre el cual se está ingresando la información, en el caso de las ventas corresponde al RUT del cliente.
• Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
• Cuentas de impuestos: es necesario que estén relacionadas en el catálogo de impuestos.

Cuando se ingresa la cuenta contable y la razón social, el campo de detalle te solicita la siguiente información:

Donde es necesario seleccionar el impuesto, la base de la transacción y la naturaleza del registro y das clic en el botón 

Importante: el valor del impuesto, el sistema lo calcula de manera automática tomando el monto registrado en la base y le aplica el porcentaje definido para el impuesto seleccionado.

• Cuentas de clientes: es necesario que en categoría estén marcadas como cuenta por cobrar y en detallar saldos como clientes, controla vencimientos y estados de cuenta.  

Cuando ingresas la razón social se habilita el campo detalle donde te solicita la siguiente información, es necesario en el campo acción se marque “Crea/modifica vencimiento”:

En ella incorporas los datos del vencimiento (Comprobante – número del folio- número de cuotas y fecha de vencimiento) das clic en el botón .

• Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, pero estos datos pueden ser modificados.
• Centro de costo: se habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
• Débito/Crédito: digitas el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
• Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: el sistema permite anexar un documento o soporte de la venta.

Importante: para contabilizar el comprobante es necesario que débito y crédito den sumas iguales. 

Por último, es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana para contabilizar el comprobante:

Donde es posible:

• Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
• Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
• Solamente guardar el documento en el programa.

Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:

Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado, se habilitan algunos iconos:

Los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Descargar e Imprimir:  visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

2. Más: esta pestaña te permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:

• Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
• Anular o Borrar el documento.
• Ver contabilización.
• Copiar el comprobante.
• Comprobante favorito.

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