Los pagos son un documento que registra anticipos que la empresa realiza a razones sociales o los abonos y pagos totales que la empresa realiza a los proveedores sobre las compras.
Para registrar un comprobante contable que contabilice el pago a razones sociales, es necesario ingresar por cualquiera de las siguientes rutas:
a. En la página principal con el ícono – –Otros – Comprobante contable.
b. También puedes seleccionar el módulo de Contabilidad – Comprobante contable, te ubicas en el botón y das clic en Comprobante Contable.
Al ingresar a esta opción el sistema te habilita la siguiente ventana.
En ella es necesario diligenciar los siguientes campos:
a. Campos de carácter general:
- Tipo: seleccionas el tipo de comprobante contable a utilizar, para ello, es obligatorio que ya estén previamente creados.
- Folio: este campo se habilita de acuerdo a los parámetros definidos en el comprobante contable, pues corresponde al número de comprobante que será contabilizado y se puede asignar en forma manual o el programa lo controla de forma automática.
- Fecha de elaboración: seleccionas el año, mes y día en el cual se requiere realizar la contabilización del comprobante de compra.
- Detalle del pago: en esta sección se adicionan cada una de las cuentas contables de proveedores y caja o bancos dependiendo de donde sale el dinero de la empresa y corresponden a:
- Glosa de la operación: es la descripción en la operación de su flujo de ingresos y egresos.
b. Campos de carácter específico:
- Cuenta contable: digitas o haces la búsqueda de las cuentas contables a utilizar.
- Razón social: es necesario realizar la búsqueda de la razón social sobre el cual se está ingresando la información, en el caso de los pagos corresponde al RUT del proveedor.
- Detalle: esta opción se activará únicamente dependiendo de la cuenta contable relacionada.
Cuentas de proveedores: es necesario que en categoría estén marcadas como cuenta por pagar y en detallar saldos como proveedores, controla vencimientos y estados de cuenta.
En cuyo caso el sistema te habilita un nuevo recuadro donde es necesario marcar la opción de cruzar saldos existentes y con ello en la parte inferior se despliega el listado de todas las compras pendientes de pago:
Seleccionas la factura y das clic en el botón .
- Descripción: el programa trae el nombre de la cuenta contable, pero estos datos pueden ser modificados.
- Centro de costo: se te habilita si la empresa hace uso de esta opción y en los parámetros del documento se marcó su utilización.
- Débito/Crédito: digitas el valor de la transacción en la correspondiente columna dependiendo del tipo de registro que se está incorporando.
- Observaciones: en este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: en este campo el sistema permite anexar un documento o soporte del Pago.
Importante: es necesario que la sumatoria de débitos y créditos den iguales para contabilizar el documento.
Para finalizar das clic en el ícono que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para contabilizar.
Donde es posible:
- Guardar el documento y descargarlo para realizar la impresión del mismo.
- Guardar el documento e inmediatamente realizar otro comprobante.
- Solamente guardar el documento en el programa.
Una vez contabilizado el comprobante es posible visualizar el documento en pantalla:
Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado, se habilitan algunos iconos:
Los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:
1. Descargar e Imprimir: permite visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
2. Más: por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:
- Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o Borrar el documento.
- Ver contabilización.
- Copiar el comprobante.
- Comprobante favorito.