La importación es una funcionalidad de Siigo, la cual permite incorporar al programa la contabilización de algunos documentos por medio de interfaces o plantillas de Excel, las cuales son generadas por el programa y solamente es necesario diligenciar las columnas requeridas para luego realizar la incorporación de datos.
Para importar comprobantes contables es necesario estar ubicado en la página principal del programa donde encontraras en la parte superior el ícono el cual corresponde a la Configuración vas a Interfaces / Subir desde Excel – Transacciones – Importación / Subir facturas de venta y comprobantes contables desde Excel.
La importación de comprobantes contables se realiza en cinco pasos, los cuales se describen a continuación:
Paso 1:
Al ingresar te permite seleccionar el tipo de información a incorporar, comprobante contable:
Una vez seleccionado debes dar clic en el ícono para llegar al paso 2.
Paso 2:
En esta opción el sistema te permite realizar la descarga del archivo o plantilla en Excel, la cual contiene la estructura requerida para la importación de comprobantes.
Importante: deben tenerse previamente definidos los parámetros como son:
- Definición de comprobantes.
- Deben estar creados las razones sociales, activos, centros de costo, entre otros.
- Creadas las cuentas contables.
El programa descarga de manera automática la plantilla de Excel para diligenciar las columnas con la información de los comprobantes que se van a importar a Siigo:
Importante:
- Las columnas identificadas con color rojo se deben diligenciar de manera obligatoria, las columnas de color azul son opcionales.
- Se recomienda que en lo posible siempre sean diligenciadas todas las columnas para que los comprobantes contengan el detalle de toda la información.
- No se debe cambiar ni el nombre, ni la estructura de la plantilla de Excel para que los comprobantes puedan ser incorporados al programa en forma satisfactoria.
Una vez digitada la información en las columnas correspondientes, debes guardar la plantilla en una carpeta o directorio que se haya creado previamente en el disco local del computador.
Luego puedes dar clic en el botón con el cual permite realizar la búsqueda en el computador de la carpeta donde se encuentra la plantilla de Excel con la información de los comprobantes.
Una vez cargada la plantilla es necesario dar clic en el botón para llegar al paso 3.
Paso 3:
Al llegar a esta opción se habilita la siguiente ventana en la cual es necesario confirmar para cada uno de los campos que Siigo solicita al momento de incorporar los comprobantes cuál es la columna de la plantilla de Excel que se debe utilizar.
Una vez confirmada la información es necesario dar clic en el botón para llegar al paso 4.
Paso 4:
El sistema genera un listado con los datos de los comprobantes a importar, permitiendo confirmar si la información es o no correcta.
Una vez revisados los datos es posible que estos sean incorrectos, en cuyo caso se debe modificar la información en la plantilla de Excel y será necesario volver a iniciar el proceso de incorporación; si, por el contrario, los datos son correctos se dará clic en el botón para llegar al paso 5.
Paso 5:
El validador inicia la incorporación de información al programa, en caso de presentar inconsistencias se genera un listado que detalla la secuencia y el campo que es necesario corregir.
Si los datos digitados en la plantilla están con el formato y la información correcta, el sistema realiza la importación de manera rápida y finaliza con un mensaje reportando esta situación.